學院會議室是學院舉行會議、接待賓客、舉辦各種活動的重要場所。為保證學院會務、對外接待及重要活動的正常開展，提高會議室的使用效率，特制定本辦法。
1.學院所屬會議室隻供學院舉行各種會議、舉辦各種活動和對外接待使用。原則上僅面向學院教職工進行教學科研活動開放，不得轉借他用。
2.會議室由管理員統一管理，包括開門、保管維護室内配備的各種設施用具。
3.會議室實行預約制度。學院教職工使用會議室，一般應至少提前1天在“上海師範大學智慧校園——會議助手”申請登記借用（
會議室線上預定操作流程.pdf）。在會議室安排上，本着“先約先用”的原則，若學院遇緊急事宜可優先安排使用。
4.開會期間，請愛惜會議室的設備及物品，若首次使用，請提前與管理員聯系，了解設備操作方法。
5.會議結束後，使用人員（部門）應進行必要的檢查（檢查電源，關好窗、空調，鎖好門，清理會場，恢複原狀），如發現設備故障要及時報至辦公室225A進行維修，确保其他會議可以正常進行。
6.特别提出如下要求：使用人不得擅自借出會議室；未經學院同意，任何人不得擅自增添、更改會議室設置；損壞會議室物品、設施應予賠償。
7.會議室使用時間原則上為周一至周五工作時間。如有特殊時間安排，請提前與會議室管理員聯系。
8.如遇特殊情況，會議活動延期或取消，請及時在“上海師範大學智慧校園——會議助手”中進行延期或取消操作。
9.本辦法最終解釋權歸學院所有。